Lai sasniegtu ilgtermiņa mērķus, jums ir nepieciešams vairāku gadu plāns, īstermiņa mērķiem - reizi ceturksnī un pašreizējiem mērķiem - mēneša, nedēļas, dienas. Kas ir patiešām svarīgi plānošanā? Šeit ir 6 vissvarīgākie soļi efektīvai plānošanai.

Laika menedžmenta speciālisti iesakaplānojotaktualitātes to darīt nedēļas perspektīvā, jo nedēļa dod plašāku kontekstu mūsu aktivitātēm. Kas jāņem vērā, organizējot uzdevumus?

Pateicoties laika tablo, jūs atklāsiet, ka jums nav jādara viss! Tad zināsi prieku par brīvā laika baudīšanu. Mūsu personīgie un profesionālie panākumi lielā mērā ir atkarīgi no tā, kā mēs organizējam savu laiku. Tērēšanas veidu izvēlamies paši, nesam arī šo lēmumu sekas. Lai laika gaitā labi pārvaldītu sevi, ievērosim Stīvena R. Koveja principu: "Tā vietā, lai koncentrētos uz pareizo lietu izdarīšanu, jums ir jākoncentrē sava uzmanība uz pareizo darbību." Mūsu lēmumus par laika izmantošanu ietekmē divi kritēriji – steidzamība un svarīgums. Mēs bieži piešķiram nozīmi pārāk daudziem uzdevumiem. Bet pareiza prioritāšu noteikšana ir saistīta ar to, kas ir mūsu vērtību hierarhijā, nevis tikai reaģējot uz steidzamiem jautājumiem. Kā tos atšķirt vienu no otra? Steidzamība ir kritērijs, kas saistīts ar laiku, svarīgumu mūsu mērķu sasniegšanai. Praktisks rīks, kas parāda darbību apjomu un palīdz noteikt, kas patiešām ir svarīgs, irlaika tablo . Vissvarīgākais nosacījums efektīvai rīcībai un plānošanai ir koncentrēties uz II kvadrantu un vienlaikus likvidēt daudzas darbības no I un III, ignorējot ceturto ceturksni.

Svarīgs

Laika skala: I ceturksnis

Tajā ir gan svarīgi, gan steidzami jautājumi. Tā ir "krīzes vadība" - stratēģiskas nozīmes aktivitātes un neatliekamas lietas. Šajā ceturksnī mēs strādājam, izmantojam savas zināšanas, lai reaģētu uz daudzām situācijām un uzņemtos izaicinājumus. Mēs nevaram atstāt novārtā šīs lietas.

Laika skala: II ceturksnis

Ietver svarīgus, bet ne steidzamus jautājumus. Tas ir "augstvērtīgs" kvartāls, kurā saimniekojam paši: veidojam ilgtermiņa plānus, paredzam problēmas un tās novēršam, attīstām spējas, atjaunojamies, pavadām laiku kopā ar mīļajiem. Jo vairāk laika mēs pavadām šajā ceturksnī, jo vairāk tas palielināsmūsu spēja rīkoties. Nevērīga rīcība tajā paplašina I kvadrantu, kas galu galā mūs patērē, izraisa stresu un izdegšanu.

Laika skala: kvadrants III

Tajā ir steidzamas lietas, bet ne svarīgas. Šī ir ceturtdaļa maldu, jo rosība ap to, kas ir steidzams, var radīt svarīguma ilūziju. Šajā kvadrantā mēs veicam darbības, kas ir aktuālas, bet svarīgas kādam citam, mēs piepildām citu cilvēku cerības, domājot, ka atrodamies I kvadrantā.

Laika skala: IV kvadrants

Tie nav steidzami un nesvarīgi jautājumi. Samazinot šajā ceturksnī pavadīto laiku, mēs iegūsim laiku patiešām svarīgām lietām.

LAIKA TABULA
SVARĪGI

STEIDZAMS

  • krīzes situācijas;
  • steidzami jautājumi;
  • uzdevumi ar izpildes datumu, tikšanās, gatavošanās sanāksmēm.

STEIDZAMS

  • sagatavošana;
  • norādiet vērtību;
  • plānošana;
  • attiecību veidošana;
  • īsta atpūta;
  • uzticot atbildību.
NEDERĪGS
  • daži tālruņi;
  • dažas vēstules, atskaites;
  • dažas tikšanās;
  • tuvākie steidzamie jautājumi;
  • daudz parastu aktivitāšu.
  • ikdiena, regulāras aktivitātes;
  • nesaistoša sarakste;
  • daži tālruņi;
  • laika tērēšana;
  • prieks;
  • pārāk ilgi skatos TV.

1. Efektīva plānošana: padomājiet par savu vīziju un misiju

Kad sāc plānot savas aktivitātes, padomā, kas tavā dzīvē ir svarīgākais. Padomājiet par savu redzējumu, ko jūs vēlētos darīt, noteikumus, pēc kuriem ievērojat (kompass!). Lai cik tālu tas nešķistu, tas ir ārkārtīgi svarīgi, jo jūsu uzskati ietekmē mērķus, ko sev nospraužat, pieņemtos lēmumus un veidu, kā pavadāt savu laiku.

Atkārtota pārliecība par savu misiju ir būtisks nosacījums, lai rīkotos atbilstoši tam, kas ir svarīgs, jo tas spēcīgi ietekmē pārējo II ceturksnī noteikto aktivitāšu īstenošanu. Ja tavs dzīves kredo ir personības attīstība, kopā būšana ar ģimeni, dzīves vērtības vai sabiedriskās aktivitātes atklāšana, tad, ik pa laikam pie tā atgriežoties, svarīgākās lietas iespiedīsies atmiņā. Misija radīs ietvaru, kurā jūs pieņemsit lēmumus nākamajos plānošanas posmos.

2. Efektīva plānošana: definējiet savas lomas

Lomas ir simboli pienākumiem, attiecībām ar cilvēkiem, aktivitātēm sabiedrības labā. To skaidra definīcija radadabiska struktūra, kas ļauj mums saglabāt līdzsvaru. Jūsu spēlētās lomas ir balstītas uz jūsu misiju. Uzskaitiet savas lomas uz lapiņas (piemēram, sieva, māte, students, menedžeris, direktors, sporta kluba dalībnieks). Pētījumi liecina, ka parādīties vairāk nekā septiņos ir neefektīvi, tāpēc mēģiniet, piemēram, apvienot noteiktas funkcijas. Dzīves lomu identificēšana palīdz redzēt dzīvi kopumā – var redzēt, ka tas nav tikai darbs vai ģimene, bet visas kopā. Aprakstot savas lomas, jūs ievērosiet "svarīgus, bet ne steidzamus" jautājumus (II ceturksnis), kas parasti tiek ignorēti. Papildus lomām nedēļas grafikam pievienojiet "zāģa asināšanu". Tā ir enerģija, kas mums jāiegulda, lai pilnveidotu savas prasmes četrās dzīves pamatdimensijās – fiziskajā, sociālajā, intelektuālajā un garīgajā. Uzsūcas "zāģējot" (iegūstot rezultātus), mēs aizmirstam "zāģi uzasināt" (saglabāt vai attīstīt spēju sasniegt rezultātus nākotnē). Ja mēs, piemēram, nesportojam (fiziskā sfēra), neattīstām zināšanas (sociālā sfēra), nesekojam līdzi jaunākajām norisēm savā nozarē (intelektuālā sfēra) vai nezinām, kas mums ir svarīgs. dzīvi (garīgo sfēru), mēs varam "izslāpēt" nelīdzsvarotības dēļ.

3. Efektīva plānošana: uzstādiet mērķus katrai lomai

Padomā par svarīgāko, ko vari paveikt katrā lomā šonedēļ, lai sasniegtu pozitīvus rezultātus. Kas ir svarīgi, piemēram, kā sievai, vīram, vecākam, darbiniekam? Meklējot aktivitātes, izmantojiet kompasu, nevis pulksteni, un koncentrējieties uz svarīgāko, nevis steidzamo. Tas var būt, piemēram, randiņš ar vīru, vairāk laika bērnam, informācijas vākšana par ātrlasīšanas kursu, meditācija. Uzstādiet sev vienu vai divus mērķus katrai lomai.

4. Efektīva plānošana: iemācieties pieņemt lēmumus

Lai II ceturkšņa mērķus pārvērstu rīcības plānā, nedēļas garumā jāiemācās pieņemt pareizos lēmumus. Bieži vien cenšamies atrast laiku "svarīgām" aktivitātēm I un III kvartālā, kas jau tā ir aktivitāšu pilns. Mēs metamies no vienas lietas pie otras, uzticam citam, atliecam, cerot atrast laiku svarīgākajām lietām. Bet - kā raksta Stīvens R. Kovijs - "[…] jēga nav noteikt prioritāti plāniem, bet gan plānot prioritātes." Iedomājieties plašu burku, kurā jūs ievietojat lielus akmeņus. Lai arī burka ir piepildīta ar akmeņiem, tā nav pilna, spraugās var kaisīt granti. Bet patiesība ir tāda, ka burka joprojām nav pilna - jūs varat pievienot smiltis un visbeidzot pievienot vēl nedaudz ūdens. Mūsu mērķi II ceturksnī ir "lielie akmeņi". Ja mēs vispirms nodarbojamies ar citām lietām - ūdeni,smiltis un grants, un tad gribam plānā likt lielus akmeņus, mūsu mēģinājumi izrādīsies veltīgi. Bet, ja mēs zinām, kuras lietas ir lieli akmeņi, un nosēdināsim tās pirms visiem pārējiem, mēs redzēsim, cik daudz mēs varam paveikt un cik daudz ūdens, smilšu un grants ir tukšajās vietās. Mēs sasniegsim to, ko uzskatīsim par svarīgu, un tajā pašā laikā mēs attiecīgi "pielāgosim" citas aktivitātes.

5. Efektīva plānošana: organizējiet katru dienu

Jūsu ikdienas uzdevumi ir vispirms paveikt vissvarīgākās lietas, neskatoties uz negaidītiem apstākļiem un dienas izaicinājumiem. Reizēm plānu izdosies īstenot, citreiz tas būs jāmaina, bet, pieņemot lēmumus, paļaujies uz sava iekšējā kompasa rādījumiem. Lai svarīgākās lietas liktu pirmajā vietā, no rīta:

IZDOMĀJIETIES DIENAS REGUMI- pārskatiet nedēļas grafiku, atrodiet savu pozīciju, apskatiet šo dienu 7 dienu kontekstā. Tas palīdzēs jums atbilstoši reaģēt uz negaidītām situācijām.

IESTATĪT PRIORITĀTES- atzīmējiet savas darbības ar I un II ceturkšņa simboliem - pateicoties tam, jūs būsiet pārliecināts, ka lietas no III ceturkšņa neietilpst jūsu grafikā. Ja nepieciešama papildu prioritāšu noteikšana, I un II ceturkšņa aktivitātes atzīmējiet sīkāk (piem., ar apli).

DEFINĒT UZDEVUMA LAIKU UN LAIKU- atdaliet tos, kurus var veikt jebkurā diennakts laikā. Pierakstiet arī konkrētu darbību laika ierobežojumus.

6. Efektīva plānošana: novērtējiet savu efektivitāti

Nedēļas beigās padomājiet par to, kādus mērķus esat sasniedzis, ar kādiem izaicinājumiem saskārāties, kādus lēmumus pieņemt, un, ja izdarījāt izvēli, svarīgākās lietas bija pirmajā vietā. Iknedēļas kopsavilkums palīdz izvairīties no to pašu kļūdu atkārtošanas, tas ļauj būt efektīvākam nākamajās nedēļās.

ikmēneša "Zdrowie"

Kategorija:

Psiholoģija